No llevo bien mi contabilidad. ¿Puedo tener problemas?

18 Nov No llevo bien mi contabilidad. ¿Puedo tener problemas?

Hoy analizaremos como hay que llevar la contabilidad si queremos hacer bien las cosas y las implicaciones jurídicas que tiene llevar de manera incorrecta la contabilidad, o inclusive, la ausencia de la misma. 

Lo que dice la ley

Conviene recordar que la Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación de llevar la contabilidad, conforme a lo previsto en el Código de Comercio, o con lo establecido en las normas por las que se rigen. 

Concretamente el Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables: 

• –  El libro diario. En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. 

También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, su detalle se registra en libros o registros concordantes. 

• –  El libro de inventarios y cuentas anuales. Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable). En él han de asentarse anualmente el inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable). 

El último estado contable, al cierre de cada ejercicio contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales son el instrumento contable más importante para el IS, ya que sirven de partida para la configuración de su BI. 

Además de los libros de llevanza obligatoria se podrán llevar de forma voluntaria, los libros y registros según el sistema contable adoptado, o la naturaleza de su actividad. 

Por otra parte, se establece la obligación de llevar y legalizar ciertos libros societarios: libro de actas, libro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y comanditarias por acciones, libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada. 

La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario. En caso de disolución de la sociedad, el deber de conservación recae sobre los liquidadores. 

Incumplimiento de la ley

En el caso de no llevar la contabilidad, o de no conservarla correctamente, al igual que los registros y los libros en función de la normativa tributaria, la penalización asciende al 1 % de la cifra de negocio del ejercicio de la infracción y el mínimo es de 600 euros. 

La ley penaliza también por omisión de operaciones, inexactitud o uso de cuentas con un significado considerado distinto al de su propia naturaleza, cuando se llevan contabilidades diferentes que se refieren a una misma actividad e incluso si existe un retraso de mas de cuatro meses en la realización de la contabilidad.